Anke Morlath, Bereichsleiterin EVU Competence Center, Aareon Deutschland GmbH
Warum der Rechnungsdurchlauf ein wichtiger Bestandteil der Digitalstrategie ist
Digitale Lösungen erleichtern das Tagesgeschäft. Ihr Potenzial, Routinen zu automatisieren, zu beschleunigen und fehlerfrei zu gestalten, kann im Unternehmen Effizienzeffekte im zweistelligen Prozentbereich erschließen. Kein Wunder, dass Immobilienunternehmen bereits für viele Prozessschritte digitale Lösungen nutzen. Bleiben diese Anwendungen jedoch einsame Inseln im Gesamtablauf und sind Lösungen verschiedener Anbieter nicht miteinander vernetzt, lässt sich dieser Effekt nicht erzielen. Nur wenn alle Lösungen in einem digitalen Ökosystem nahtlos ineinandergreifen, kann ein Unternehmen seinen administrativen Aufwand erheblich reduzieren – wie das Beispiel Rechnungsdurchlauf zeigt.
In der Pandemie ist die Nutzung digitaler Rechnungen rasant angestiegen: 40 Prozent der Unternehmen erstellen ihre Rechnungen mittlerweile überwiegend elektronisch. (Quelle: Corona hat deutsche Büros dauerhaft digitaler gemacht | Bitkom e.V.).
Die Vorteile der Nutzung liegen auf der Hand: Rechnungsstellung und -verarbeitung bis hin zur Zahlung werden einfacher und schneller.
Digitalisiert ein Unternehmen seinen Rechnungsdurchlauf – und das unabhängig von der zu bearbeitenden Anzahl an Rechnungen – kann es bis 60 – 80 % der Kosten im gesamten Prozess bei gleichzeitig höherer Daten- und Prozessqualität einsparen. Das funktioniert, indem alle dabei benötigten und generierten Informationen automatisiert zwischen Rechnungsportal, digitalem Archiv und ERP-System ausgetauscht werden.
Der digitale Rechnungslauf basiert auf den unternehmensindividuellen Prozessen vom Rechnungseingang über die Archivierung und Prüfung bis hin zur Zahlungsfreigabe. Dieser kann bei Bedarf durch die digitale Beauftragung ergänzt werden. Grundlage für die digitale Prozesseffizienz schaffen der elektronische Rechnungseingang (E-Rechnung) beziehungsweise das automatisierte Auslesen relevanter Rechnungspositionen via digitaler Dokumentenerfassung (Capturing). Das Rechnungsportal vereinheitlicht den Rechnungseingang – egal ob eingescannte Papierrechnungen, PDF oder E-Rechnung – und macht jede Rechnung zum digitalen Dokument und damit zur verwertbaren.
Je automatisierter die Abläufe sind, umso effizienter sind sie: Studien belegen, dass Immobilienunternehmen, die auf einen digitalen Auftrags- und Rechnungsprozess setzen, bis zu 70 Prozent Zeit sparen. Neben der Effizienz verbessert sich auch die Datenqualität: beispielsweise durch weniger Übertragungsfehler, automatische Übernahme von Daten, automatische Verbuchung der Rechnung oder automatisierte Prüfungen. Mitarbeitende, die weniger Zeit mit Routineaufgaben verbringen, können sich mehr um relevantere Prozesse im Unternehmen kümmern. Darüber hinaus zahlen digitale Abläufe auf Environmental Social Governance (ESG) ein, weil jedes nicht gedruckte Blatt Papier wertvolle Ressourcen und CO2 spart – eine essenzielle Komponente im Hinblick auf den akuten Handlungsbedarf.
Für Immobilienunternehmen ist der digitale Rechnungsdurchlauf somit die Chance, ihre zukunftsweisende Nachhaltigkeits- und Digitalisierungsstrategie optimal zu ergänzen.
Mehr Informationen im Whitepaper von Aareon „Warum der Rechnungsdurchlauf ein wichtiger Bestandteil der Digitalstrategie ist“.
